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ボーイスカウト広島県連盟における個人情報の保護（プライバシーポリシー）について

日本ボーイスカウト広島県連盟（以下「広島連盟」という。）では、個人情報の保護に関する法律に基づき、加盟員等に関する個人情報をプライバシーポリシー（以下「ポリシー」という。）に沿って、管理・運営します。

1.個人情報

個人情報とは、「生存する個人」に関する情報であり、特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができる情報)であ り、この広島連盟で取扱う個人情報は、登録番号・スカウト活動履歴・住所・氏名・生年月日・性別・職業・電話番号・電子メールアドレス等です。

2.加盟員等及び遵守義務

本ポリシーにおいて加盟員等とは、公益財団法人ボーイスカウト日本連盟(以下「日本連盟」という。)に加盟する県連盟、地区、団において日本連盟の定款第17条に規定する会員及び会員であった者(県連盟、地区、団を含む)をいい、本ポリシーは、全ての会員等が遵守すべき義務を明確にする目的をもって定めるものです。

4.利用目的

広島連盟、前3項で収集した個人情報は、次の目的に限定し、他の目的に利用しません。

• 1.加盟登録処理及び登録名簿、データの作成
• 2.各種委員会・役員の名簿・データの作成
• 3.各種行事の参加者名簿・参加者データの作成
• 4.各種研修会の参加者名簿・参加者データの作成
• 5.日本連盟維持会員名簿・データの作成
• 6.その他スカウト運動で必要なデータの作成

5.本人の同意

広島連盟では、加盟員の個人情報の収集・利用について本人の同意を得るため、利用目的を通知または公表し、本人より口頭、書面により承諾の意思表示をうけることとします。

• 1.通知については以下の方法で行います。
  
  • (a) 広島連盟ホームページ上へ、ポリシーを公開し、包括的に利用目的を通知します
  • (b) 加盟登録申請事務の手引き等にポリシーを明記し、包括的に利用目的を通知します。
  • (c) 各種申込書、または、その記入説明書(マニュアル)等に個別の個人情報の利用目的及び取扱方法について明記し、個別の利用目的について通知します。
• 2.承諾については、各種申込書・申請書に記入、提出をもって承諾とします。

6.安全管理

広島連盟では、加盟員等に関する個人データの安全管理のために以下の措置を講じます。

• 1.事務局長を総括責任者・情報管理取扱責任者とします。
• 2.加盟員等に関する個人データの登録・修正・削除については、広島連盟事務局が行います。
• 3.個人情報データーベースの保全・管理については、広島連盟事務局が行います。
• 4.加盟員等に関する個人情報の取扱いは、その利用目的について専任を受けた者が業務の遂行上必要な限りにおいて行います。
• 5.加盟員等に関する個人情報を取扱う者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に知らせ、または不当な目的には使用しません。またその業務に係る職を退いた後も同様とします。
• 6.個人情報漏えい防止のため、入退館の管理を行います。また職員はIDカードを装着します。
• 7.個人情報漏えい防止のため、個人情報の格納場所は施錠管理します。
• 8.コンピュータ上の電子データについては、アクセスのためのユーザーID、パスワードにより不正アクセスを防止します。

7.外部委託

広島連盟では、各種資料の発送を業者に委託することがありますが、個人情報保護のため、以下の措置を講じます。
委託先の選定は、委託契約において個人情報の安全管理について以下の内容が明確化されており、十分な措置を講じている業者を委託先として選定し、委託業者との間で覚書を締結した上で委託契約を行います。

• 1.委託先において、その従業者が当該個人情報の取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、盗用してはならないことが定められていること。
• 2.利用目的完了後の個人情報の返却、または委託先における破棄もしくは削除が適切かつ確実になされること。
• 3.委託先における個人情報の加工(委託契約の範囲内のものを除く)改ざん等を禁止し、または制限されていること。
• 4.委託先における個人情報の複写又は複製(安全管理上必要なバックアップ等、委託契約範囲内のものを除く)を禁止されていること。
• 5.委託先において個人情報の漏えい等の事故が発生した場合における委託元への報告義務を課していること。
• 6.委託先において個人情報の漏えい等の事故が発生した場合における委託先の責任が明確化されていること。

8.第三者提供

広島連盟では、以下に該当する場合を除き保有する個人情報の第三者提供を行いません。

• 1.当該個人情報の対象者本人の同意がある場合。
• 2.法令等に基づく開示要請を受けた場合。
• 3.他の青少年団体、広島連盟と提携事業がある団体において、以下の措置が認められる場合には、必要な範囲内で、覚書を締結した上で個人情報の提供をすることがあります。
  
  • (a) 提供先において、その従業者が当該個人情報の取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないことが定められていること。
  • (b) 提供先における個人情報の保管期間等が明確化されていること。
  • (c) 利用目的完了後の個人情報の返却、または提供先における破棄もしくは削除が適切かつ確実になされること。
  • (d) 提供先における個人情報の複写及び複製(安全管理上必要なバックアップを除く)が禁止されていること。

9.個人情報の開示

• 1.本人から、当該本人に関する保有個人情報の開示を求められた場合、その本人と認められた場合は本人に対し遅滞なく保有する個人情報の内容を開示します。
• 2.前項の規定に基づき求められた保有個人情報の内容の全部もしくは一部について、訂正等を行ったときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知します。

10.苦情の処理

• 1.本人から、保有個人情報が事実でないという理由によって訂正等を求められた場合には訂正等を行い、その内容を本人に対し遅滞なく通知します。
• 2.本人から、当該本人に関する保有個人情報が利用目的の規定に違反して取り扱われている、又は不正に取得されたものであるという理由によって、当該保有個人情報の利用停止、又は消去を求められ、正当な理由があることが認められたときには、当該状況を是正するために必要な範囲で遅滞なく、当該個人情報の利用停止及び削除を行います。
• 3.「訂正等」及び「利用停止及び削除」は、当該年度の個人情報に対して行います。

11.相談窓口

この法人は、加盟員等に関する個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理を行うため、苦情及び相談を受け付けるための窓口を広島連盟事務局に設け、必要な体制の整備を行い、開示等の求めに応じる手続については、広島連盟公式ホームページに掲載します。

12.継続的改善

このプライバシーポリシーは継続的に改善を行い、指針は適宜見直します。

13.改廃

このプライバシーポリシーの改廃は、広島連盟理事会の承認を経て行います。

以上

平成23年3月1日制定